日本ベリサイン株式会社（ 以下ベリサイン）のWebサイト運営の概要は、各部署から上がってきた更新要望や更新されたファイルそのものをマーケティング部で一括管理する、というもの。日頃よりセキュリティを強く意識せざるを得ない環境において、オーソライズされていない情報が公開されたりすることのないよう、各段階で人的なチェックを入れていたわけだが、スピードを要求されるコンテンツ公開であるにも関わらずタイムロスが生じてしまうこともあった。
コンテンツオーナーである各部署が出す依頼をマーケティング部で集中的にコントロール。整合性はとれているか、情報やナビゲーションがばらばらになっていないかなど手作業でチェック。しかしAの部署では制作依頼、またB の部署ではテスト公開に向けての確認依頼など、ステータスの違う各フェーズが同時に進行。しかもそれぞれのマイルストーンも異なるとあっては、手作業ではどうしても効率が悪い。複雑なフローではチェック漏れも不安材料。FTP などの個々のツールにはログは残らず、万一ミスが生じても原因を追えない。かくて、その状況をCMS 導入で打開しようと、検討が始まったのだった。

マーケティング部では早速20から30のCMSを検討。前評判に頼らず、どれが今の自分たちにぴったりなツールか、大きくふるいにかけた。主なポイントは、現在の運営ワークフローとの整合性、そして必要にして十分な機能を備えているかであった。ベリサインでは制作ツールを利用してコンテンツ制作を行うため、CMSに制作機能を求めていない。
つまり、過不足のない実用的なCMSが求められていたのである。
そして仔細に検討した結果、望んでいた機能がコンパクトにまとめられている「WEB SPIRAL」に決定。日本ベリサイン特有のセキュリティ面での高度な要求を満たすオプション機能開発は発生したが、「密な打ち合わせを重ね、短納期で導入してもらえました。仕上げにも十分に満足しています。また導入の際に、サイトに手を加える必要がまったくなかったのも、コストを抑える上で大助かりでした」（中川氏）との評価だ。

さて導入後の現場はどう変わったか。どうやら劇的な変化が訪れたようだ。なんと、コンテンツによっては公開までの作業時間が1／4にまで短縮。今まではファイルを公開する過程で各部署の担当者が定められた公開のタイミングにあわせてアサインされる必要があったのだが、WEB SPIRALによりその必要がなくなり、各人のタイムロスを解消できた。一度コンテンツを登録さえすれば、そこから承認・公開まで、それぞれの部署がそれぞれのタイミングで作業すればよい。その上複数のワークフローを一元管理でき、導線は極めてシンプルになった。「今まではファイルを公開するタイミングを、週に数回と固定していましたが、時間指定公開などのようにWEB SPIRALに時間管理をまかせることができるので、その制限がなくなりました。緊急の更新時にも担当者のアサインを待つ必要がなく、混乱せずできるようになり助かっています。」（加藤氏）各人の無駄な作業時間がなくなり、それによってかなりの時間を他の仕事にまわせるようになった。「導入前に比べて、公開できるコンテンツの量が4〜5倍に増えた。工程の煩雑さという足かせが外れて、更新がスムーズに行くようになったためでしょう。コスト効率もそれに従って上がってきているといえるのでは。」（中川氏）

また人為的なミスが防げるという安心感も大きい。手作業でのワークフローではコンテンツを公開したい時にはフェーズごとにそれぞれ依頼書を作成しなくてはならず、そのような作業でミスが誘発されてしまうケースもあった。が、今では依頼書は最初の1枚で済む。5ステップのフローが3ステップに短縮、というように導線が単純になり、ミスが激減した。
WEB SPIRALならではのタイムプレビュー機能も注目だ。「導入前はそれほど重要視していなかったものの、現在は結構使っている。夜中のファイル更新をセットした時など、プレビューして確認できるので安心。」（中川氏）ちなみにこのタイムプレビュー機能、アクセスログ解析との合わせ技も有効だ。なぜ特定の日にこのコンテンツのアクセスが多かったか、少なかったかを、タイムプレビュー機能ですぐ巻き戻して確認できる。今後の企画策定に大いに生かされるところだろう。